Copie de Offre de stage professionnel en Marketing opérationnel et e-business

Kimpa recherche une Assistante de direction bilingue et Q&S stagiaire.

Job Description

L’Assistante de direction et Q&S (Quality and Safety) accompagne un dirigeant d’entreprise afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et Q&S de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Activités principales

Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

• Accueillir physiquement les rendez-vous.

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.

• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

• Gérer les notes de frais.

• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).

Communication

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).

• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.

• Réaliser un suivi administratif du personnel.

• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.

• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).

• Suivre les procédures d’appels d’offres.

• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

Quality and safety

• Mettre en œuvre une démarche Q&S ou un système de management qualité et sécurité visant la maîtrise et la prévention des risques liés à la qualité de travail et à la sécurité des actifs.

• Veiller à la conformité des procédures, à la législation, aux règles et contraintes internes et émet des préconisations et coordonne des plans d’action pour améliorer et sécuriser le cadre professionnel.

• Formation en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI, QHSE, management

Durée d’expérience

• Une expérience minimum d’un an en assistanat de direction ou commercial stagiaire.

• Très bonne connaissance du domaine d’activité de l’entreprise est demandée. parfaitement bilingue (français et anglais)

Compétences techniques

• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)

• Connaissances en gestion administrative

• Connaissance des normes rédactionnelles

• Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)

• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation

• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

• Maîtrise de l’organisation d’événements

• Connaissances en droit du travail et législation sociale

• Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire

• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord

• Connaissance d’un ERP

Aptitudes professionnelles

• Honnêteté

• Loyauté

• Dynamisme

• Esprit d’initiative

• Discrétion

• Organisation et rigueur

• Polyvalence

• Réactivité et autonomie

• Esprit de synthèse et d’analyse

• Aisance relationnelle

• Esprit d’équipe

• Capacités rédactionnelles

• Sens de l’écoute et de la communication

• Disponibilité

• Résistance au stress

• Capacité à prioriser

• Capacité d’adaptation

• Travail en mode projet

COMMENT POSTULER?

Postuler via l'adresse mail suivante : candidature@carrieres.kimpa-group.com

NB: Ne donnez pas d'argent pour obtenir un emploi